La finalità del Modello che abbiamo sviluppato deriva dall’osservazione che in una situazione di sempre maggiore scarsità di risorse è indispensabile vi sia un’approfondita conoscenza dei processi e dei progetti in essere all’interno di un’organizzazione, dei loro costi e del reale impatto che producono all’interno e, soprattutto, all’esterno. Tale conoscenza costituisce la base indispensabile non solo per poter effettuare una corretta amministrazione della cosa pubblica, ma anche per poter rendere conto ai cittadini/utenti, in totale trasparenza, dei risultati ottenuti, con la finalità di promuovere una reale e consapevole partecipazione dei cittadini alla vita pubblica. Per riuscire a realizzare queste intenzioni è necessario che si sviluppi innanzitutto all’interno dell’organizzazione una “cultura del dato” che permetta di conoscere la realtà dei diversi processi e progetti in modo approfondito e condiviso tra tutti i responsabili decisionali. È necessario quindi che si sviluppi un vero e proprio sistema di controllo di gestione, basato su uno stile di gestione “razionale-anticipatorio”. Il Modello che abbiamo sviluppato fa sì che:
– gli obiettivi possano essere condivisi con le persone che, all’interno dell’organizzazione, dovranno assicurare un contributo decisivo per il loro raggiungimento. Attraverso un processo razionale gli obiettivi vengono progressivamente disaggregati ed attribuiti alle differenti figure-chiave all’interno dell’organizzazione; perseguendo il raggiungimento di tali obiettivi, ogni responsabile può esprimere il proprio contributo in base alla propria esperienza e professionalità, agendo in modo coordinato con i propri colleghi;
– analogamente, l’allocazione delle risorse segue la “distribuzione” degli obiettivi. Maggiori risorse andranno indirizzate verso le aree (Centri di costo / Processi / Progetti) impegnate nel raggiungimento di obiettivi più “difficili” o ambiziosi. In tale maniera, il controllo di gestione permette all’organizzazione di dare priorità non solo alle azioni, ma anche alle risorse ad esse collegate, utilizzandole dove “più serve”;
– grazie al processo di controllo e di monitoraggio degli obiettivi raggiunti, ogni responsabile potrà verificare l’efficacia dei propri sforzi, comunicare in maniera più efficace con i propri colleghi e decidere tempestivamente il da farsi in caso di necessità. In questo modo, si realizza la possibilità di attivare processi di delega che consentano all’organizzazione di decentrare i propri processi decisionali;
– infine, rendendo visibili ed oggettivi i risultati raggiunti da parte dei differenti responsabili nella gestione delle aree di propria competenza, i sistemi di programmazione e controllo creano le condizioni per orientare tutte le “leve” tipiche del governo delle risorse umane verso una logica “meritocratica”; vengono infatti create le premesse per “agganciare” la distribuzione degli incentivi, la definizione dei percorsi di carriera e di sviluppo professionale, la differenziazione delle politiche retributive, etc., ai risultati concretamente ottenuti da parte dei singoli responsabili e dei contributi che essi hanno saputo dare al successo dell’intera organizzazione.
Le funzionalità di GZoom Modello Controllo di Gestione / Co.An. sono pensate per supportare i processi decisionali di breve periodo, gestendo sia dati economico-finanziari che dati extracontabili. Il Modello permette di gestire le attività tipiche dell’organizzazione in ogni momento dell’anno, fornendo a dirigenti e responsabili sia in anticipo che in tempo reale i dati salienti che permettono di prendere decisioni coerenti con l’ambiente di riferimento (interno e esterno). Ne trae giovamento sia il processo di definizione degli obiettivi operativi che la capacità di dare un costo, coerente con i tratti salienti dell’organizzazione, ai prodotti/servizi che ne caratterizzano le attività core.
A seguito dei fatti di gestione, il sistema permette di supportare le attività di monitoraggio basandosi su una ricca reportistica e sull’analisi degli scostamenti.
Le funzionalità di Gzoom Modello Controllo di Gestione / Co.An. consentono di eseguire i seguenti processi:
– Gestione, o acquisizione da sistemi terzi, delle informazioni utili al controllo di gestione (centri di responsabilità, centri di costo, piano dei conti economico e finanziario, dati extracontabili)
– Master budget, sue articolazioni e Budget per struttura organizzativa
– Costing (Direct Costing Semplice, Direct Costing Evoluto, Full Costing)
– Attribuzione di costi comuni e Allocazione di Centri di costo intermedi attraverso l’utilizzo di driver opportunamente configurati
– Processo di rilevazione dei tempi impiegati ai fini di un’allocazione puntuale dei costi del personale sugli oggetti di calcolo (non solo centro di costo ma anche, ad esempio, prodotto, servizio, progetto, obiettivo, etc…); i tempi impiegati possono a loro volta costituire dei driver per il ribaltamento di altri fattori produttivi
– Reporting e analisi degli scostamenti.