La finalità del Modello che abbiamo sviluppato è legata alla possibilità di conoscere in modo approfondito come si crea valore all’interno di un’organizzazione dal punto di vista delle risorse umane; tale leva può costituire la base per interventi di razionalizzazione e miglioramento dei processi, nonché per la corretta assegnazione di responsabilità organizzative.
Il Modello, mediante l’unione della analisi dei processi con l’analisi dei carichi di lavoro rispetto ai servizi finali (letti in chiave di efficienza ed efficacia), permette di integrare i sistemi di carattere quantitativo (analisi dei volumi di output, analisi dei carichi di lavoro per output/processo) con quelli di carattere qualitativo (qualità dei servizi), secondo una multidimensionalità di informazioni in grado di supportare i processi di gestione dell’organizzazione. Tale unione permette, inoltre, di individuare eventuali deficit organizzativi e di porre le basi, insieme a una successiva analisi delle competenze, per una corretta allocazione del personale, definendo un nuovo ciclo di produzione interdipendente e trasversale ai diversi servizi. Con la locuzione “carico di lavoro” si intende far riferimento alla quantità di lavoro necessario a livello di singola risorsa umana e/o articolazione organizzativa, dato un contesto operativo e un periodo di riferimento, per erogare output (i.e. prodotti e/o servizi) confacenti alle esigenze dell’utente (interno o esterno ai confini organizzativi dell’ente).
Grazie al Modello che abbiamo sviluppato è possibile ragionare su specifici indicatori di produttività, di efficienza e di efficacia, il tutto supportato anche dalla lettura dei dati relativi alla domanda di servizi che l’organizzazione metterà a disposizione.
GZoom Modello carichi di lavoro è in grado di adattarsi all’organizzazione, evidenziando eventuali fabbisogni di area/servizio, nonché surplus o carenze di personale. L’implementazione del software prevede una fase di installazione e parametrizzazione, giornate di formazione relative al suo utilizzo, nonché aspetti legati alla sua manutenzione e relativi aggiornamenti. Grazie all’attività di assistenza e al connubio con il software, la misurazione dei carichi di lavoro con riferimento ai processi si articola come di seguito:
– la rilevazione della dotazione organica attuale;
– la rilevazione dei principali processi, macro-attività e attività;
– l’elaborazione di una matrice tra processi, macro-attività, attività e risorse umane;
– la rilevazione degli output (tipologia e quantità / anno – mese) e la loro associazione alle macro-attività e attività svolte;
– la rilevazione del grado di conoscenza della domanda di output (per rilevare picchi di lavoro / fenomeni di stagionalità, etc…);
– rilevazione dei tempi lavoro effettivi;
– calcolo di indici di produttività / efficienza (determinazione di tempi standard e confronto tra questi ultimi e la tempistica delle singole risorse impiegate nei processi per ottenere le unità di output oggetto di rilevazione);
– evidenziazione di fabbisogni / gap da colmare per soddisfare la domanda di output.
In merito ai tempi, ogni “scheda processo” utilizzata per le rilevazioni contiene i tempi standard unitari, il tempo disponibile per ciascuna Risorsa (suddiviso tra lavoro ordinario e lavoro straordinario) e il tempo totale relativo a Processi, Macro-Attività, Attività e UU.OO. coinvolte nel processo.
Ecco i passaggi fondamentali che il nostro Modello permette di tracciare:
1. Calcolo degli FTE disponibili (dove Full Time Equivalent – FTE – si riferisce al numero di ore di lavoro di un dipendente a tempo pieno durante un periodo di tempo fisso, come ad es. un mese o un anno. FTE converte di carico di ore di lavoro nel numero di persone necessarie a completare tale lavoro): somma della disponibilità delle ore di tutti i dipendenti come previsto da Contratto
2. Calcolo degli FTE effettivi, che rappresenta il tempo che può effettivamente essere dedicato allo svolgimento delle attività: al totale degli FTE disponibili si sommano le ore di straordinario (in termini di FTE) e si sottraggono le ore di malattia, aspettativa, altri congedi/permessi ed, eventualmente, il tempo per pause; le ore di straordinario e assenze vengono fornite dall’ufficio personale
3. Calcolo del carico di lavoro (da auto-dichiarazione): dalla mappatura dei principali processi e da interviste al Responsabile e agli addetti si ricavano i tempi necessari a svolgere una volta le differenti attività che possono essere dichiarati in modo puntuale o mediante percentuali di tempo. Collegando i tempi così dichiarati per la frequenza relativa alle specifiche attività (es. il tempo di gestione pratiche moltiplicato per il numero di pratiche gestite) si ottiene il carico di lavoro totale
4. Verifica della coerenza del dato: confronto tra i tempi unitari auto-dichiarati e il carico producibile dagli FTE effettivamente presenti
5. Aggiustamento del carico di lavoro: il carico di lavorato calcolato a partire dalle auto-dichiarazioni viene “corretto” sulla base del tempo effettivamente disponibile, mantenendo invariate le proporzioni tra le varie attività
6. Andamento dell’output “X” del mese “A”: considerando l’andamento dell’output durante un intero periodo si rileva la presenza di eventuali “picchi” di lavoro
7. Calcolo del carico di lavoro medio per output di attività: si rilevano gli FTE effettivamente disponibili nel mese “A” con riferimento a una determinata Macro-Attività / Attività; si divide il valore del punto precedente per il numero di output del periodo di rilevazione (es. base mensile) e si ottiene il carico di lavoro medio unitario; per individuare uno standard del carico di lavoro medio unitario, occorre una rilevazione di medio periodo (ad esempio rilevazioni mensili su base annua) che permetta di individuare, in corrispondenza di picchi di produttività, il valore migliore col quale confrontare tra loro possibili azioni di miglioramento
8. Determinazione del fabbisogno di risorse (in termini di FTE) necessarie per le varie attività e identificazione dei gap: applicando il carico di lavoro medio unitario calcolato in precedenza ai restanti periodi dell’anno si ottiene il fabbisogno di risorse necessarie a far fronte al carico di lavoro relativo all’output “X”; per le “altre attività” viene mantenuto il fabbisogno di risorse derivante da auto-dichiarazione e in seguito riproporzionato.
NB: Poiché la percentuale di tempo dedicata da ciascun dipendente alle singole Macro-Attività e Attività può cambiare nel medio periodo, per poter rilevare gli scostamenti di produttività, si potrà svolgere una rilevazione basata su dati raccolti nell’arco di un mese. A regime, l’organizzazione potrà svolgere tale rilevazione su base mensile e confrontare i valori di periodo in periodo (es. di anno in anno) per rilevare al meglio picchi di attività, stagionalità della domanda di servizi, etc.
GZoom modello carichi di lavoro permette inoltre di associare ai processi specifici indicatori, nonché grafici di andamento dei carichi stessi.