La finalità del Modello che abbiamo sviluppato è legata alla mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi di un’Amministrazione Pubblica e di tutti gli elementi che li compongono, evidenziare eventuali criticità nei tempi procedimentali sulle quali poter intervenire e innescare un percorso che, a seconda delle esigenze del committente, può passare dal miglioramento di alcuni aspetti di processo alla reingegnerizzazione di intere aree organizzative, al cambiamento organizzativo, toccando anche ambiti di interesse quali trasparenza, controllo di gestione e integrità/anticorruzione.
E’ quindi possibile tracciare, a seconda delle finalità dell’analisi:
1. Il processo gestionale (in ottica di analisi dei processi)
2. Il processo a rischio corruttivo (in ottica di prevenzione della corruzione)
3. Il procedimento amministrativo (in ottica di trasparenza, efficienza / tempi medi)
4. Il servizio a attività ordinaria (in ottica di performance operativa)
5. La macro-attività (in ottica di controllo di gestione)
MAPPATURA DEI PROCESSI
Il modello di mappatura dei processi prevede fino a cinque livelli:
1. Aree gestionali (i.e. raccoglitori di processi omogenei tra loro in base alle modalità di classificazione scelta dal singolo cliente)
2. Sotto-aree gestionali (i.e. raccoglitori di processi omogenei tra loro in base alle modalità di classificazione scelta dal singolo cliente)
3. Processi gestionali, intesi nell’ottica di un insieme coordinato di attività volte a rilasciare un prodotto / servizio utile per uno o più beneficiari (esterni od interni alla struttura organizzativa).
4. Macro-attività (i.e. Insieme di attività interrelate e omogenee, svolte all’interno dell’organizzazione, che determinano la produzione di un risultato finale – output della Macro-Attività – a valore aggiunto; è una parte di un processo gestionale)
5. Attività (i.e. Insieme di compiti che determinano risultati completi dal punto di vista lavorativo. Si tratta dell’unità minima di analisi)
Gli elementi minimali per una mappatura del processo gestionale sono:
– denominazione e descrizione
– beneficiari e modalità di attivazione
– elementi in input (classificati per tipologia e misurati in quantità per tipologia)
– modalità di conclusione
– elementi in output (classificati per tipologia e misurati in quantità per tipologia).
Il processo può essere svolto da una singola unità organizzativa ma più frequentemente è trasversale alla struttura organizzativa; il dettagliare il processo in macro-attività ed attività (quarto e quinto livello del modello di mappatura proposto) consente di identificare le singole unità coinvolte e gli specifici compiti, così come la sequenza logica delle attività da svolgere per la realizzazione del processo.
Gli elementi minimali citati a livello di processo possono essere usati anche per le macro-attività; in più come detto c’è il riferimento organizzativo e la sequenza logico/temporale.
L’analisi del processo può essere effettuata sia a livello di processo gestionale che di macro-attività (più raramente di attività).
Consiste nella raccolta di informazioni:
– destrutturate, come l’analisi SWOT, in particolare per l’identificazione di aree di criticità (rispetto alle finalità per cui si svolge l’analisi dei processi)
– strutturate, come la raccolta di indicatori (ad es. secondo modelli come la Balanced Scorecard) a supporto dell’analisi destrutturata.
L’analisi può anche interessare una valutazione dei rischi di processo, così come la misurazione degli impieghi di risorse e di personale sul processo (cfr. Integrazione con altri moduli).
MAPPATURA DEI PROCEDIMENTI
La mappatura gestionale dei processi di un’Amministrazione Pubblica si deve intersecare con la presenza di Procedimenti Amministrativi che, secondo le normative in vigore, definiscono le modalità di interazione tra gli utenti dei servizi dell’Ente e gli uffici preposti ad interfacciarsi con tali soggetti.
Il Modulo consente di mappare i procedimenti amministrativi adottati dall’Amministrazione, con informazioni analoghe a quelle previste per le Macro-attività aventi un maggiore dettaglio sulle informazioni relative alla relazione con gli utenti (es. documentazione necessaria per avviare il procedimento e forme di salvaguardia). Che il procedimento sia un dettaglio di un processo gestionale non è un vincolo, poiché a volte potrebbe essere questo stesso un processo gestionale. In particolare, le informazioni di base predisposte per gestire le principali informazioni di ogni Procedimento Amministrativo sono:
– Settore, Unità produttiva, Responsabile
– Nome Procedimento, Tipo Procedimento, Normativa di riferimento
– Durata Massima (giorni), Data Scadenza
– Inizio e Termine Procedimento, Atto Conclusivo
– Attivazione del procedimento
– Tipologia Atto Conclusivo
La mappatura dei Procedimenti può inoltre essere dettagliata dando evidenza delle fasi che compongono il Procedimento, le strutture che svolgono ogni fase e le interdipendenze fra le fasi (sequenze logico/temporali). In particolare, le informazioni di base predisposte per gestire le principali informazioni di ogni Fase sono:
– Responsabile
– Fasi Istruttoria (Data Inizio, Data Fine, Descrizione, Note)
Il sistema di monitoraggio ha lo scopo di individuare anomalie, omissioni e ritardi ingiustificati nell’esecuzione dei Procedimenti Amministrativi, che possono essere sintomo dì carenze organizzative da colmare o fenomeni corruttivi da rimuovere. In particolare, le informazioni di base sono:
– Numero di procedimenti conclusi
– Tempo medio di completamento dei procedimenti
– Tempo massimo previsto dalle norme o regolamenti
– Percentuale di procedimenti conclusi oltre il tempo massimo ammesso.
INTEGRAZIONE CON ALTRI MODELLI
Anticorruzione
Un primo elemento di integrazione col Modulo Anticorruzione è legato alla richiesta di ANAC di dare conto nel PIAO di avere svolto un’analisi di tutti i processi per identificare le situazioni a rischio corruttivo.
Nell’analisi dei processi gestionali è prevista la possibilità di effettuare anche un’analisi preliminare del rischio corruttivo con cui andare a classificare i processi gestionali a diversi livelli di rischio corruttivo. Come analisi preliminare si intende una valutazione del rischio corruttivo fatta senza rispondere a valutazioni per determinare probabilità ed impatto del rischio e senza avere dettagliato cause dei rischi e rischi potenziali (oggetto del modulo anticorruzione).
Il risultato di tale analisi preliminare può essere allegato al PIAO/Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (PTPCT) a dimostrazione che l’analisi di rischio corruttivo su tutti i processi è stata fatta.
Un secondo elemento di integrazione col Modulo Anticorruzione è legato al fatto che per mantenere un PIAO/PTPCT compatto, come dovrebbe essere un piano di prevenzione dei rischi, i processi gestionali andrebbero raggruppati per omogeneità di componenti di rischio a definire macro-processi a rischio oggetto dell’analisi e, quindi, di pubblicazione nel Piano.
Viene comunque lasciata libertà di riferire i processi a rischio corruttivo anche a Macro-attività oppure a procedimenti amministrativi; occasionalmente potrebbe anche essere che il processo a rischio sia più dettagliato del processo gestionale.
Controllo di gestione
Una logica di base del controllo di gestione (CdG) è attribuire determinate informazioni a un “oggetto di calcolo” (i.e. qualcosa che interessa studiare e approfondire sia in termini contabili che extracontabili). L’analisi dei processi permette di determinare al meglio anche quanti e quali centri di costo è possibile gestire per far sì che il controllo di gestione sia correttamente orientato. Quando il modello di controllo di gestione si sposta dalle logiche del centro di costo alle logiche dei processi (es. Activity-Based Costing, Activity-Based Management), allora l’analisi dei processi serve a raccogliere preliminarmente tutte le informazioni che caratterizzano la struttura organizzativa (input per il CdG). Con il termine “processo” in questo ambito si intende solitamente una macro-attività: i due concetti possono coincidere o altrimenti sono solo collegati e condividono gli indicatori, tra cui in particolare quelli di rilevazione dell’impiego di personale.
Performance
Spesso nel sistema della performance si considerano obiettivi di mantenimento / miglioramento dei servizi erogati (performance sia strategica che operativa) o delle attività ordinarie svolte (performance operativa): questi obiettivi possono essere ricondotti alla mappatura dei processi svolta in questo modulo, riferibili tipicamente ai processi gestionali o alle macro-attività (a volte anche coincidenti).
In queste situazioni spesso gli indicatori usati per la performance sono anche quelli usati per l’analisi del processo (o macro-attività).