R-Group S.r.l. ha predisposto un’apposita metodologia che coinvolge in maniera attiva:
il top management: alla direzione spetta il ruolo di dare avvio al processo e di orientarlo costantemente verso il raggiungimento delle strategie prescelte, come da PRS/DSA;
i titolari dei centri di responsabilità: sono loro che “animano”, supportati dal controllo di gestione, il processo che porta alla definizione dei programmi di azione da intraprendere, alla allocazione delle risorse disponibili, alla messa a fuoco degli obiettivi raggiungibili da parte dell’organizzazione nel suo complesso e delle singole unità organizzative; sono loro, infine, che assumono la responsabilità del raggiungimento di prescelti livelli di performance;
i collaboratori dei responsabili dei centri di responsabilità: nella misura in cui prevale uno stile di direzione “partecipato” possono essere coinvolti nel processo di controllo direzionale per “dare corpo” ai programmi di azione da realizzare nell’ambito dei centri di responsabilità; il loro coinvolgimento, inoltre, tende ad elevare il grado di condivisione degli obiettivi “presi in carico” da parte dei singoli centri di responsabilità;
la direzione amministrativa o il controllo di gestione (Unità Organizzativa Pianificazione operativa, controllo di gestione e raccordo programmazione comunitaria, nel caso di Regione Lombardia): ha la ownership dell’intero processo di controllo, essendo chiamato a coordinare il comportamento di numerose tipologie di attori ed a creare lo “spirito di squadra” necessario per superare gli inevitabili conflitti che insorgono nel momento in cui è necessario definire responsabilità precise, ripartire risorse limitate ecc.; al controllo di gestione spetta inoltre il compito assicurare la disponibilità delle informazioni necessarie ad alimentare il processo di controllo direzionale anche sulla base del contributo che la Nostra metodologia può apportare.
In particolare, la metodologia messa in atto permetterà di focalizzare l’attenzione sulle caratteristiche salienti della struttura organizzativa della Regione e dei suoi processi, nonché dei progetti al fine di misurare l’efficacia e l’efficienza della gestione amministrativa rispetto ai risultati desiderati.
Il percorso si basa sul modello di Antony e Young (1992) e viene sviluppato utilizzando modelli di gestione multidimensionali (es. Balanced Scorecard, Performance Prism, etc). La circolarità del processo di programmazione e controllo comporta che ogni fase generi informazioni per la fase successiva, in un circolo virtuoso che sempre meglio focalizzi l’azione dell’organizzazione verso il perseguimento dei propri obiettivi.
Per progettare un valido Sistema di controllo di gestione in una struttura complessa come Regione Lombardia, è necessario avere una visione molto ampia di tutto il sistema di programmazione, gestione e controllo attualmente presente nell’organizzazione, al fine di rendere tutti gli strumenti a disposizione coerenti ed operanti in modo sinergico. Ciascun ambito o dimensione chiave di risultato definita dal team di lavoro costituirà il contenitore principale di una serie di KPI (Key Performance Indicator) che permetterà di tenere sotto controllo le determinanti principali dei processi-macrottività o progetti che si vorranno sottoporre ad analisi mediante gruppi di lavoro ad hoc.
I tipi di intervento:
1 – Primo tipo di intervento (accompagnamento e tutorship) – supporto formativo alle Direzioni regionali coordinatrici del progetto, consistente in un’attività di progettazione, analisi e sistematizzazione dei dati, consolidamento dei risultati di laboratorio;
2 – Secondo tipo di intervento (gruppi di lavoro – analisi dei processi) – supporto formativo alle Direzioni regionali destinatarie del progetto. In particolare, questo intervento viene destinato a gruppi di lavoro con incontri di mezza giornata formativa intervallati per permettere la realizzazione dei compiti assegnati ai gruppi stessi.
L’obiettivo finale è ottenere un sistema integrato, che non duplichi le rilevazioni di tipo finanziario ed economico, ma anzi permetta di utilizzare gli stessi strumenti per diverse finalità, avendo come nucleo centrale il sistema di controllo di gestione che deve diventare punto di riferimento per tutte le persone operanti all’interno dell’organizzazione, sia per fornire tutte le informazioni necessarie per assumere le decisioni rilevanti, che per gestire le diverse attività.