R-Group ha appena terminato un percorso di assistenza in tema di analisi organizzativa e gestione per processi nel Settore istruzione e attività sportive presso il Comune di Monza. La conoscenza approfondita di come si crea valore all’interno di un’amministrazione rappresenta una leva gestionale di indispensabile importanza; tale leva può costituire la base per interventi di miglioramento e/o reingegnerizzazione dei processi, nonché per la corretta assegnazione di responsabilità rispetto ad una struttura di processo e procedure desiderata.
R-Group è intervenuta con percorso ad-hoc, utilizzando la metodologia BPA (Business Process Analysis), per una mappatura dei principali processi a valore aggiunto. Il percorso ha portato a trasferire conoscenze specifiche e ad elaborare un documento di sintesi che ha permesso di supportare il Settore nel:
- mappare e analizzare i processi;
- definire un nuovo assetto organizzativo che sia orientato all’utenza, alla flessibilità interna e ai sistemi di gestione del rischio;
- comunicare i risultati all’interno dell’Ente, creando consenso.
L’approccio alla riprogettazione dei processi si presta ad avere applicazioni diverse; può tradursi in una tecnica di analisi e progettazione organizzativa che ridefinisce le modalità di funzionamento di parti di un’amministrazione pubblica e può assumere il ruolo di una più ampia e complessiva trasformazione di tutta l’amministrazione, che integrandosi con altri interventi, determina percorsi di miglioramento di tutta l’organizzazione pubblica.
Individuato il livello organizzativo cui applicare l’analisi e riprogettazione, sono state attuate le seguenti fasi operative:
Fase 1: mappatura e analisi dei processi (Process mapping, utilizzo di Flow Chart e matrici attività/attori)
Fase 2: riprogettazione dei processi (mappatura delle criticità, assegnazione di gradi di priorità dei miglioramenti da apportare, applicazione delle logiche di Business Process Reengineering).